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„Zeit ist Geld“

Zeitmanagement in der Zahnarztpraxis

Überstunden für die Praxismitarbeiter oder lange Wartezeiten für die Patienten – das sind Anzeichen dafür, dass mit dem Zeitmanagement in der Zahnarztpraxis etwas schiefläuft. Mit einfachen Strategien lassen sich Arbeitsabläufe optimieren und so Zeitfresser im Praxisalltag ausschalten.

Zeit ist Geld

Unser Alltag wird immer schnelllebiger – jeder hat (zumindest gefühlt) immer weniger Zeit, selbst für wichtige Termine wie den Zahnarztbesuch. Die Erwartungen der Patienten steigen darum nicht nur hinsichtlich der Behandlungsqualität, die ihnen ein Zahnarzt bietet: Auch die zeitliche Organisation ist für die Zufriedenheit der Behandelten ausschlaggebend – und damit für den wirtschaftlichen Erfolg der Praxis.

Umso wichtiger ist, dass die Zahnarztpraxis einen gut organisierten Eindruck macht. Das fängt bei der Terminvergabe an und setzt sich über klar strukturierte Arbeitsabläufe bis hin zur Urlaubs- und Schichtplanung für die Mitarbeiter fort. All das wird der Patient als Zeichen für Professionalität sehen und entsprechend wertschätzen. Nebenbei lassen sich so auch unnötige Überstunden für das Praxispersonal vermeiden.

Termine und Wartezimmer im Blick haben

Meist werden schon übermäßig lange Wartezeiten vom Patienten als Zeichen einer schlechten Praxisorganisation gesehen. Eine effiziente Planung der Behandlungstermine ist darum ein entscheidender Baustein im Zeitmanagement der Zahnarztpraxis. Häufig wird dabei mittlerweile auf eine Terminvergabe über das Internet zurückgegriffen. Hierfür gibt es verschiedene Online-Terminsysteme mit einfach zu bedienenden Benutzeroberflächen. Diese erleichtern die Übersicht und machen zudem einen modernen und serviceorientierten Eindruck.

Es empfiehlt sich außerdem, an jedem Tag ein gewisses Maß an „Pufferzeit“ (etwa eine Akutsprechstunde) während der Öffnungszeiten freizuhalten, die nicht über die reguläre Terminvergabe fest verplant wird. So lässt sich auf Unvorhersehbares leichter reagieren – beispielsweise falls eine Behandlung länger dauert als zuvor veranschlagt oder wenn ein Patient zu spät zu seinem Behandlungstermin erscheint.

Unabhängig vom konkreten System der Terminvergabe: Wichtig ist in jedem Fall der reibungslose Informationsfluss in der Praxis, vor allem zwischen Behandler und den terminvergebenden Mitarbeiterinnen – nur so lassen sich Missverständnisse oder gar Doppelbelegungen von Terminen vermeiden.

Klare Abläufe sparen Zeit – und so letztlich auch Geld

Allgemein gilt natürlich auch in der Zahnarztpraxis: Die interne Organisation der Arbeitsprozesse ist ein entscheidender Erfolgsfaktor – sonst kann viel Zeit verlorengehen, die dann für die Behandlung der Patienten fehlt. Klare Aufgabenteilung und Verantwortlichkeiten sparen nicht nur wertvolle Zeit, sondern vermeiden auch Frust im Praxisteam wie auch beim Behandler.

Ein Dienst- und Arbeitsplan für die Praxis kann dabei die nötige Verbindlichkeit und Planbarkeit für alle Beteiligten gewährleisten. Darin wird für einen Wochen- oder Monatszeitraum festgelegt, welcher Mitarbeiter wann welche Aufgaben erledigt. Auch eine geeignete Vertretungsregelung ist hierbei für den kurzfristigen Ausfall eines Teammitgliedes zu beachten!

Je nach Mitarbeiteranzahl und Praxisgröße bieten sich für den Arbeits- und Dienstplan eine einfache Excel-Tabelle oder spezielle Software-Lösungen an, die es in unterschiedlichen Varianten gibt – darunter inzwischen auch verschiedene Online-Lösungen. Solche Programme helfen dabei, die Arbeitszeit-, Aufgaben- und Raumplanung der Praxis koordiniert zusammenzuführen. Die Anzahl der Mitarbeiterstunden kann ebenso einfach erfasst werden wie Pausen-, Urlaubs- und andere Abwesenheitszeiten. Meist lassen sich in den Dokumenten auch Behandlungszimmer oder Arbeitsbereiche (Aufbereitung, Prophylaxe usw.) anlegen und Mitarbeiter zu diesen zuweisen. Dabei gilt es natürlich, die Raumverfügbarkeit entsprechend der benötigten Ausstattung im Blick zu behalten. Trotz aller technischen Finesse sollte außerdem ausreichend Zeit für Hygienemaßnahmen sowie für Pausen eingeplant werden.

Zeit ist Geld

Zeitmanagement ist Teammanagement

Genauso wichtig wie klare Strukturen und Tagesablaufpläne sind Zeitfenster für regelmäßige Teambesprechungen, um Aufgaben delegieren und sich intern austauschen zu können. Möglicherweise ergeben sich dabei Freiräume oder Ideen zur Arbeitsteilung, von denen alle gemeinsam profitieren? Wenn alle Mitarbeiter ein gesundes Maß an Verantwortung tragen und sich dadurch als wichtigen Teil des „Gesamtgefüges Praxis“ begreifen, kann das auch sehr motivierend wirken.

Wichtig ist dabei für den Praxisinhaber: immer (selbst-)kritisch nach Optimierungsmöglichkeiten suchen! So lassen sich ohne großen Aufwand die Zufriedenheit der Mitarbeiter und Patienten steigern und somit letztlich auch wertvolle Wettbewerbsvorteile erzielen.

TIPPS & TRICKS fürs Zeitmanagement:

  •  Im Praxisablauf und bei der Terminvergabe Pufferzeiten einplanen – man weiß schließlich nie, was (oder wer) plötzlich dazwischenkommt!
  • Setzen Sie sich realistische Tagesziele beim Abarbeiten der notwendigen (oft lästigen) administrativen Aufgaben. Priorisierung ist dabei hilfreich: Was ist wichtig? Was ist dringend? Was wichtig und dringend ist, sollte immer zuerst erledigt werden!
  • Arbeits- und Dienstpläne lassen sich inzwischen ohne viel Aufwand papierlos (z.B. mit einer Excel Vorlage) oder sogar online erstellen und verwalten.
  • „Zeit sparen“ ist manchmal gleichbedeutend mit „Aufgaben verteilen“. Wichtig ist dabei die richtige Balance zwischen Freiräumen für die Praxismitarbeiter und klaren Ziel- sowie Zeitvorgaben.

Bildmaterial:
Abb.1: © Wisiel; Shutterstock.com
Abb.2: © Cherries; Shutterstock.com

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